Eine neue Ausbildungsverordnung für Kaufleute für Büromanagement ist zum 1. August 2025 in Kraft getreten. Welche Inhalte gleich oder ähnlich geblieben sind und welche wichtigen Änderungen zu beachten sind, lesen Sie hier.

Wegfall der Pflicht zum schriftlichen Ausbildungsnachweis

Der Ausbildungsnachweis muss nicht mehr schriftlich geführt werden. Mit Inkrafttreten der neuen Verordnung entfällt die Verpflichtung, den Ausbildungsnachweis (sog. Berichtsheft) schriftlich zu führen. Ausbildungsbetriebe dürfen nun eigene Methoden zur Dokumentation der Ausbildungsinhalte nutzen.

Umstrukturierung der wahlqualifikationsübergreifenden Fertigkeiten

Die wahlqualifikationsübergreifenden Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten wurden neu strukturiert. Aber die Inhalte sind größtenteils gleich geblieben.

Das bedeutet konkret:

• Die Aufteilung der Themenbereiche wurde überarbeitet.
• Lerninhalte sind nun anders gegliedert, was sich auf den Aufbau der Ausbildung auswirken kann.
• Wahlqualifikationen bleiben bestehen, ebenso die Möglichkeit, zwei Schwerpunkte zu wählen.
• Wahlqualifikationen wurden umbenannt und konkretisiert.

Die bisherigen zehn Wahlqualifikationen in Abschnitt B wurden beibehalten und zum besseren Verständnis durch handlungsorientierte Formulierungen, deutlicher beschrieben.

1. Auftragsprozesse steuern
2. Instrumente der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle nutzen
3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen gestalten und umsetzen
4. Einkauf und Logistikprozesse planen, koordinieren und durchführen
5. Marketing- und Vertriebsaktivitäten mitgestalten
6. Personalwirtschaftliche Prozesse umsetzen
7. Assistenzaufgaben übernehmen
8. Öffentlichkeitsarbeit gestalten und Aufgaben des Veranstaltungsmanagements übernehmen
9. Aufgaben der Verwaltung wahrnehmen und Recht anwenden – nur öffentlicher Dienst!
10. Haushaltsmittel planen und bewirtschaften – nur öffentlicher Dienst!

Die Aufzählung der einzelnen Lernziele in den Berufsbildpositionen fällt weg und wird zu einem sog. Sacharbeitsgebiet zusammengefasst.

Beispiel: Die ehemalige Wahlqualifikation „Assistenz und Sekretariat“, die in „Sekretariatsführung“, „Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung“ sowie „Organisieren von Reisen und Veranstaltungen“ unterteilt war, heißt nun Berufsbildposition ‚Assistenzaufgaben übernehmen“, in der die einzelnen Lerneinheiten zusammengefasst wurden.

Die größten Unterschiede finden sich in Abschnitt C, in dem es um die gemeinsamen, integrativen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten geht. Auch hier wurden Lernabschnitte zusammengefasst und verständlicher gestaltet, aber auch Ergänzungen vorgenommen. Komplett neu ist § 4 Abs. 4 Nr. 4 „Digitalisierte Arbeitswelt“.

Standardberufsbildpositionen

Wie alle modernisierten Ausbildungsordnungen wurde auch die Verordnung der Kaufleute für Büromanagement um neue, verbindliche Mindestanforderungen ergänzt. Diese sind  während der gesamten Ausbildungszeit wahlqualifikations-übergreifend und integrativ zu vermitteln (Abschnitt C):

• Organisation des Ausbildungsbetriebes Berufsbildung sowie Arbeits- und Tarifrecht
• Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit
• Umweltschutz und Nachhaltigkeit
• Digitalisierte Arbeitswelt
• Arbeitsorganisation und Informationsmanagement gestalten
• Kommunikation und Zusammenarbeit gestalten

Gestreckte Abschlussprüfung

Die Prüfungsform der gestreckten Abschlussprüfung (GAP) wird beibehalten. In der Erprobungsverordnung wurde sie eingeführt und evaluiert, hat sich bewährt und wird nun dauerhaft beibehalten. Sie ersetzt die Zwischen- und Abschlussprüfung und besteht aus zwei Teilen:

• Teil 1 (AP1): In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres wird der Prüfungsbereich  „Informationstechnisches Büromanagement“ geprüft.
• Teil 2 (AP2): Am Ende der Ausbildung folgen die Prüfungsbereiche „Kundenbeziehungsprozesse“ und „Wirtschafts- und Sozialkunde“ sowie die mündliche Prüfung mit einer „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“.

Fachaufgabe in der Wahlqualifikation

In § 13 der Ausbildungsordnung sind die Vorgaben für die Umsetzung der Prüfung „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ überarbeitet und die Anforderungen eindeutiger formuliert worden. Folgende Kriterien muss eine Fachaufgabe in der Wahlqualifikation erfüllen, damit sie den Prüfungsvorgaben gerecht wird:

“(1) Im Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ hat der Prüfling nachzuweisen, dass er in der Lage ist,

1. komplexe berufstypische Aufgabenstellungen zu erfassen,
2. Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern,
3. Lösungswege zu entwickeln und zu begründen,
4. kunden- und serviceorientiert zu handeln,
5. wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Zusammenhänge bei Planung, Durchführung und Auswertung zu berücksichtigen,
6. Kommunikations- und Kooperationsbedingungen zu berücksichtigen sowie
7. den gewählten Lösungsweg zu reflektieren und Ergebnisse zu bewerten.”

Als Fachaufgabe für die Abschlussprüfung eignet sich also keine lineare Standardaufgabe, sondern die Aufgabe muss komplex sein, Entscheidungs- oder Variationsmöglichkeiten beinhalten und so die berufliche Handlungsfähigkeit darstellen.

Für die Prüfung stehen weiterhin die „klassische“ Variante bzw. die „betriebliche Variante“ (bisher: Reportvariante) als Wahlmöglichkeit zur Verfügung. Aber auch bei der klassischen Variante gelten für das fallbezogene Fachgespräch die genannten Kriterien in Bezug auf die durch die Fachaufgabe nachzuweisenden Kenntnisse und Fähigkeiten.

Die bisherige Gewichtung der einzelnen Prüfungsteile und die damit verbundenen Bestehensregeln bleiben unverändert bestehen. Die prozentualen Anteile an der Endnote bleiben unverändert.

Die Ausbildungsordnung über die Berufsausbildung zu den Kaufleuten für Büromanagement wurde am 28. Februar 2025 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht >> Bundesgesetzblatt Teil I – Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement – Bundesgesetzblatt.