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Beurteilen Sie Auszubildende nachvollziehbar

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Auszubildende zu beurteilen ist ein zentraler Bestandteil der Arbeit von Ausbildungsverantwortlichen. Doch nicht jedem Menschen fällt die Beurteilung leicht. Oft fließen eher weiche Faktoren und nicht messbare Eindrücke ein. Für Ausbilder:innen stellt sich deshalb die Frage, welche Kriterien zu einer ganzheitlichen Leistungsbeurteilung zählen, sodass sie objektiv, nachvollziehbar und vergleichbar ist. 

Unterschiedliche Perspektiven

Es sind unterschiedliche Perspektiven bei der Betrachtung von Leistung möglich. So kann ausschließlich das Ergebnis, welches durch Auszubildende erreicht wurde, betrachtet werden. Hier bleibt allerdings offen, welche Fähigkeiten oder Anstrengungen zum Erreichen der Leistung aufgewendet wurden. Äußere Rahmenbedingungen können dies stark beeinflussen.

Es macht einen großen Unterschied, ob eine körperlich anstrengende Tätigkeit bei 35°C oder bei 15°C ausgeführt wird. Auch wenn das Ergebnis das gleiche ist, müssen unterschiedliche Anstrengungen zur Zielerreichung aufgebracht werden.

Alternativ kann Leistung als Prozess betrachtet werden. Dabei wird sie als ein Zusammenwirken von Fähigkeiten (z. B. Ausbildung, Erfahrung), Motivation (z. B. Ziele, Interessen) und dem Einfluss von situativen Bedingungen (z. B. Regelungen, Umwelteinflüsse) gesehen. Leistung wird hier in Verhalten sichtbar, ist damit direkt beobachtbar und zeigt sich kurzfristig.

Ziel benennen

Nicht nur für Auszubildende selbst ist eine Leistungsbewertung wichtiges Feedback. Auch für das Unternehmen ist sie von entscheidender Bedeutung. Gelingen kann eine solche Bewertung mithilfe eines Beurteilungsbogens, der speziell auf Auszubildende zugeschnitten ist. Am Anfang steht dabei die Frage, welches Ziel damit verfolgt werden soll, z. B.

  • Leistungsverbesserung durch Verhaltenssteuerung,
  • Erhebung von Personalentwicklungsbedarf,
  • Gestaltung von Arbeitsbedingungen,
  • Gehalts- und Lohnbestimmungen,
  • Einfluss auf personelle Entscheidungen, wie Übernahme von Auszubildenden, Verbesserung der Führungskompetenzen von Ausbildern etc.

Allerdings sollte berücksichtigt werden, dass nicht alle Zielsetzungen zur gleichen Zeit mit demselben Instrument erreicht werden können. Es sollte deswegen zwischen der Person, die für die Durchführung der Entwicklung des Beurteilungsbogens verantwortlich ist und den Auftraggebern klar festgelegt werden, welche Zielsetzung mit dem Beurteilungsbogen verfolgt wird.

Kriterien auswählen

Für Auszubildende stellt die Beurteilung eine Rückmeldung zu ihrer Leistung dar, die ihnen als Orientierung auch zu einer Leistungssteigerung verhelfen kann. Für diesen Fokus können unterschiedliche Kriterien zur Bewertung der Leistung unterschieden werden:

Ungeeignet: Die Beurteilung persönlicher Eigenschaften eignet sich für den Beurteilungsbogen im Sinne eines entwicklungsbezogenen Feedbacks nicht – denn sie werden oft als „Pauschal-Urteil“ gegen die eigene Person verstanden und können dazu führen, dass die Azubis sich angegriffen fühlen. Zudem ist eine Änderung dieser Merkmale für die Azubis nur schwer möglich.

Geeignet sind sogenannte Verhaltenskriterien: Direkt beobachtbares Verhalten wird in unterschiedlichen Situationen beurteilt. Verhaltenskriterien sind weniger abstrakt und durch den Azubi selbst direkt beeinflussbar. Wichtig für Ausbilder:innen ist, nicht einzelne extreme Situationen zu beurteilen, sondern das Verhalten der Auszubildenden über einen definierten Zeitraum hinweg zu beobachten. Im Beurteilungsgespräch können einzelne Situationen besprochen werden, um die Beurteilung für den Auszubildenden nachvollziehbar darzustellen.

Um die Kriterien für die jeweilige Ausbildung zu konkretisieren, bietet sich eine Arbeits- oder Anforderungsanalyse an. Ziel ist es, die Arbeitsanforderungen zu benennen, um später bewerten zu können, inwieweit der Azubi diesen speziellen Anforderungen gerecht wird.

Bei der Benennung der Anforderungen sollten alle Ausbildungsverantwortlichen und weitere relevante Mitarbeiter im Unternehmen einbezogen werden. Dadurch wird gewährleistet, dass das Anforderungsprofil durch die verschiedenen Perspektiven ganzheitlich und zudem möglichst objektiv ist. So kann vermieden werden, dass weiche Faktoren und subjektive Eindrücke die Leistungsbeurteilung bestimmen.

Indem viele Kolleg:innen mitwirken, erhöht sich außerdem die Akzeptanz des späteren Beurteilungsbogens. Auf Basis der Auswertung dieser Verhaltens- und Arbeitsanforderungen können anschließend – wiederum durch mehrere Ausbildungsverantwortliche – ganz konkrete Bewertungskriterien zur Beurteilung der Auszubildenden abgeleitet werden.

Für Bewertungsform entscheiden

Sind die Zielsetzung der Beurteilung und konkrete Bewertungskriterien festgelegt, sollte mit dem Beurteilungsverfahren über die Form der Bewertung entschieden werden. Denkbar wären

  • freie Eindrucksschilderungen, z. B. bei schwer messbaren Kriterien oder persönlichen Eindrücken einer Person,
  • das Einstufungsverfahren, um größtmögliche Vergleichbarkeit und Objektivität zu erreichen.
Auszug aus einem Beurteilungsbogen

Beim Einstufungsverfahren orientieren sich die Einschätzungen zum Verhalten des Azubis oder seiner Arbeitsergebnisse an einer Skala. Die Skalenpunkte können je nach Kriterium in Form von Verhaltensbeschreibungen, Adjektiven, Buchstaben oder auch Zahlen entwickelt werden. Da jedoch sowohl Adjektive als auch Zahlen bzw. Noten sehr unterschiedlich interpretiert werden können, bieten sich sogenannte verhaltensorientierte Beurteilungsskalen an. Dabei werden für einzelne Skalen-Stufen beispielhaft kurze, stellentypische und beobachtbare Verhaltensbeschreibungen entwickelt und in den Beurteilungsbogen eingefügt. Ziel ist es, dass die Verhaltensbeschreibungen von unterschiedlichen Beurteilern als möglichst ähnliches Leistungsniveau verstanden werden. So können sich die Azubis auf objektive Beurteilungen unabhängig vom Ausbilder einstellen.

Es bietet sich an, diese Verhaltensbeschreibungen mithilfe der sogenannten „Critical Incident Technique“ zu erheben. Dabei werden entweder in Interviews oder mithilfe von Fragebögen Ausbilder:innen und ggf. weitere an der Ausbildung beteiligte Personen nach besonders erfolgreichem und weniger erfolgreichem Verhalten von Auszubildenden in kritischen Situationen befragt. Hier ist eine ausreichende und repräsentative Zahl an Befragungen mit unterschiedlichen Personen durchzuführen, um den Beurteilungsbogen nicht auf Grundlage von Einzelmeinungen und Sichtweisen zu erstellen. Anschließend sollten alle gewonnenen Verhaltensbeschreibungen ausgewertet und in Kategoriensysteme sortiert werden (siehe Auszug aus einem Beurteilungsbogen).

Die “Critical Incident Technique“

Die Methode der kritischen Ereignisse nach Flanagan (1954) (englisch: Critical Incident Technique, CIT) ist ein teilstandardisiertes, tätigkeitsspezifisches Verfahren, durch das Anforderungen aus erfolgskritischen Ereignissen, den Critical Incidents, möglichst konkret abgeleitet werden sollen. Es wird angenommen, dass sich dadurch erfolgreiche und weniger erfolgreiche Personen trennscharf voneinander unterscheiden lassen. Die Ergebnisse, die mithilfe der CIT gewonnen werden können, bestehen zunächst aus Schilderungen erfolgsrelevanter („kritischer“) Verhaltensweisen. Diese können neben der Verwendung als Kriterien für die Leistungsbeurteilung zusätzlich für eignungsdiagnostische Aufgaben, z. B. situative Fragen sowie als Material für die Personalentwicklung, verwendet werden. Das Vorgehen der CIT und die damit verbundenen detaillierten Beschreibungen von konkreten Ereignissen können dabei helfen, dass Antworten nur in geringerem Maße von sozialen Stereotypen geleitet werden.

Für eine gute Differenzierbarkeit ist eine Spanne von fünf bis sieben Skalenstufen zu wählen. Da eine zu geringe Abstufungszahl dazu führen kann, dass die Differenzierungsmöglichkeiten zu gering werden und Leistungssteigerungen oder -abfälle nicht in der Skala abgebildet werden können. Wichtig ist, dass mindestens die Endpole gekennzeichnet sind, damit deutlich wird, welche Seite eine hohe bzw. niedrige Ausprägung eines Merkmals ausdrückt. Im Anschluss an die Erhebung können diese von allen Ausbildern z. B. hinsichtlich der eingeschätzten Häufigkeit und Wichtigkeit bewerten werden. Dadurch kann eine höhere Repräsentativität des Beurteilungsbogens erreicht werden.

In der folgenden Abbildung ist ein mögliches Vorgehen für die Erstellung eines Beurteilungsbogens für Auszubildende dargestellt:

Objektiv beurteilen

Der Beurteilungsbogen kann als Bewertungsinstrument in die Beurteilung des Ausbildungsstands des Azubi einbezogen werden. Grundlage dieser Beurteilung bildet zunächst die Beobachtung des Azubis im Ausbildungsalltag. Obwohl mit den genannten Schritten ein möglichst objektiver Beurteilungsbogen gewährleistet werden soll, ist diese Beobachtung und damit letztlich die Beurteilung immer ein Stück weit subjektiv. Um ein fundiertes und realistisches Gesamtbild zu erhalten, sollte die Leistung des Azubis regelmäßig und über einen ausreichend großen Zeitraum erfolgen.

Setzen Sie sich mit möglichen Beurteilungsfehlern und Beurteilungsverzerrungen auseinander. Machen Sie sich mögliche Fehlerursachen bewusst.

Die Beobachtungen des Azubis werden mithilfe der festgelegten Kategorien und definierten Skalenpunkte bewertet und relevante Anmerkungen festgehalten. Diese Beurteilung ist letztlich eine wichtige Grundlage für das Beurteilungsgespräch. Anhand der verschiedenen Bewertungskriterien kann die Beurteilung im Gespräch mit dem Azubi ausführlich erörtert werden, wobei Anerkennung und Kritik deutlich, sachlich und ausschließlich bezogen auf das beobachtbare Verhalten geäußert werden sollten. Hierbei sollte auch dem Azubi die Möglichkeit gegeben werden, zu allen Beurteilungen Stellung zu nehmen.

Ein Beurteilungsbogen sollte gut durchdacht sein: möglichst objektiv, vergleichbar und fair. Werden verschiedene Bewertungskriterien, mehrere Mitarbeiter und differenzierte Bewertungsverfahren berücksichtigt, profitieren alle – die Auszubildenden, die Ausbilder:innen und letztlich das Unternehmen.

Autorin:
Mattia-Lisa Eickemeier ist als Referentin für Konzepte und Kommunikation in der Forschungszentrum Jülich GmbH beschäftigt. Im Rahmen ihrer Masterarbeit entwickelte sie für die Zentrale Berufsausbildung einen Beurteilungsbogen für Auszubildende und dual Studierende. www.fz-juelich.de


Gleiches gilt auch für Feedback-Gespräche mit Ihren Auszubildenden: Lesen Sie deshalb auch Feedback nur mit Verhaltensbeispiel

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