Zu der Arbeit als Ausbilder kommen oft noch zahlreiche weitere Aufgaben, die nur am Rande mit Ausbildung zu tun haben. Um alles möglichst effizient bewältigen zu können und nicht am Ende weniger statt mehr geschafft zu haben, ist ein gutes Zeitmanagement hilfreich. Wir stellen Ihnen acht wirksame Methoden vor, mit denen Sie Ihre Aufgaben und Zeit besser unter einen Hut bekommen.

1. Die Leistungskurve

Die Leistungskurve ist eigentlich keine Zeitmanagement-Methode, sondern eher die Basis, um solche Methoden erfolgreich anzuwenden. Ihre Leistungskurve beschreibt die Zeit des Tages, zu der Sie (oder Ihr Biorhythmus) besonders leistungsstark sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann am Tag diese Zeit ist, führen Sie zwei bis drei Wochen lang ein kleines Arbeitstagebuch. Darin notieren Sie spätestens abends, zu welcher Tageszeit Sie besonders gut gearbeitet haben. Künftig sollten Sie alle größeren Aufgaben in dieser Zeit bearbeiten.

2. Pomodoro-Technik

Der Italiener Francesco Cirillo erfand während des Studium eine Methode, mit der er sein Tagespensum konzentriert und pünktlich abarbeiten konnte – die Pomodoro-Technik. Er arbeitete 25 Minuten ohne Unterbrechung an nur einer Aufgabe und machte anschließend fünf Minuten Pause. Das Ganze wiederholte er höchstens vier Mal, danach wurde eine Pause von mindestens 30 Minuten gemacht. Um die Zeiten pünktlich einzuhalten, wurden die Einheiten mit einem Küchenwecker in Form einer Tomate gemessen – die Pomodoro.

3. Parkinsonsches Gesetz

Oft benötigen Sie für Ihre Aufgaben eben genau die Zeit, die Sie eingeplant haben. Beginnen Sie mit ehrgeizigeren Zielen und planen z. B. für ein ToDo, das normalerweise 30 Minuten beansprucht, nur 20 Minuten ein. Sie sind auf einem guten Weg, wenn Sie die Aufgabe, ohne zu hetzen, auch in der kürzeren Zeit schaffen.

4. Pareto-Prinzip

Der Ökonom Vilfredo Pareto entdeckte Ende des 19. Jahrhunderts, dass 20 Prozent der italienischen Familien 80 Prozent des Vermögens besitzen. Seine Empfehlung für die Banken lautete entsprechend, sich auf diese Familien zu konzentrieren. Übertragen bedeutet das für Sie, regelmäßig zu überprüfen, mit welchen Aufgaben Sie bei kleinem Zeitaufwand den meisten “Output” erzielen. Das ist hilfreich, um von Zeit zu Zeit festzustellen, ob Sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren.

5. ALPEN-Methode

Hinter der Abkürzung verbergen sich folgende Schritte: Vermerken Sie am Ende des Tages, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag erledigen wollen. Hinter jede Aufgabe schreiben Sie, wie lang Sie dafür brauchen werden. Um Unvorhergesehenes einzukalkulieren, planen Sie Pufferzeit dazu. Das können zwischen 40 bis zu 50 Prozent des Tages sein. Um sich nicht zu viel vorzunehmen, treffen Sie Entscheidungen und versuchen, Aufgaben zu delegieren oder auf einen anderen Tag zu verschieben. Dazu führen Sie täglich eine Nachkontrolle durch, ob Aufgaben vom Vortag noch aktuell sind.

6. 90:90:1-Regel

Nach dieser Idee konzentrieren Sie sich 90 Tage lang die ersten 90 Minuten des Arbeitstages auf nur eine Aufgabe. In dieser Zeit sollten Emails, Telefonate und Surfen tabu sein. Schon nach kurzer Zeit werden sich erste Fortschritte in Ihren Projekten einstellen.

7. Eisenhower-Prinzip

Der Ex-Präsident teilte seine Aufgaben in einer Matrix mit vier Bereichen auf: A-Aufgaben sind wichtig und dringend und sollten idealerweise morgens erledigt werden. B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend, also eher langfristige Dinge wie die Erstellung eines Fortbildungsplans für das Jahr. Einmal pro Tag sollten Sie an einer B-Aufgabe arbeiten. C-Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringend, z. B. Buchung der Dienstreise. Versuchen Sie, diese Aufgaben zu delegieren oder zumindest nicht in Ihrer produktivsten Tagesphase zu erledigen. D-Aufgaben sind weder dringend, noch wichtig und können von der Liste gestrichen werden.

8. Stille Stunde

Jede Zeitmanagement-Methode ist zwecklos, wenn Sie bei der Arbeit immer wieder unterbrochen werden. Laut Experten gehen so bis zu einem Drittel der täglichen Arbeitszeit verloren. Abhilfe schafft die “Stille Stunde”, die einmal pro Tag im Terminkalender, für alle sichtbar, eingetragen wird. Leiten Sie das Telefon um und hängen Sie ein “Bitte nicht stören”-Schild an die Tür, um in dieser Zeit vor allem an A-Aufgaben arbeiten zu können.

Quelle: “Schneller vorankommen” von C. Schröder, in: Impulse, Heft März 2018.